ÖNERİ SİSTEMLERİ

Günümüzde rekabet üstünlüğünün sağlanması, rakiplerden bir adım daha öne çıkılması, işletmenin daha verimli olması, kalitenin artırılması vb konularda insan faktörü dolayısıyla çalışanların bilgi ve becerilerinin işletmeye kazandırılması, çalışanların motivasyon ve verimliliğinin artırılması konuları önem kazanmaktadır. Bu bağlamda işletmelerin müşterilerini olduğu kadar çalışanlarının da tatminini sağlamaları gerekmektedir.

 

İşletme çalışanları çalıştıkları işletmenin bir parçası olmak istemekte, işletmede alınan ve kendilerini ilgilendiren kararlarda fikirlerinin alınmasını ve karar alma süreçlerine aktif olarak katılmak istemektedirler.

 

Bu sebeple çalışanların karar alma süreçlerine katılımını teşvik etmek amacıyla yapılan uygulamalardan biri de Öneri Sistemleridir. Öneri sistemi işletme sistemlerini geliştiren; çalışanların fikirlerini toplayan, değerlendiren ve işletmeye faydalı olanları uygulamaya geçiren bir sistemdir. Bir kurumda “işi en iyi yapan bilir” görüşünün uygulanışıdır. Çünkü çalışan kişi yaptığı iş süreçlerini en iyi bilen, uygulayan ve bu konuda uygulanan sürecin en etkin, verimli olması konusunda öneri getirebilecek en muhtemel ve en doğru kişidir.

 

Yönetime sunulan şirket işleyişini düzeltici, önleyici ve iyileştirici öneriler; firmaya verimlilik artışı, kalite artışı, maliyet ve zaman tasarrufu, müşteri memnuniyeti sağlama, işin iyileştirilmesi, ürün geliştirme, süreç geliştirme, problem çözümü ve iş güvenliğini artırma gibi alanlarda yararlar sağlamaktadır. Bunun yanında çalışanlara da yönetime katılma, kendini kanıtlama, fırsat eşitliğinin sağlanması, içinde bulundukları iş süreçlerini irdeleme, iletişimin sağlanması ve takım çalışması yapılması konularında araç olmaktadır. Ayrıca bir takım çekincelerin olması ya da ara kademelerde eritilmesi ya da dikkate alınmaması sebebiyle önerilerini dile getiremeyen çalışanlar öneri sistemleri sayesinde yönetime ulaşabilmektedirler.

 

Bu sebeple öneri sisteminin içeriği ve işleyişinin net ve açık bir şekilde düzenlenmesi ve bir prosedüre tabi tutulması gerekmektedir. Öneri sistemi kurulumunda dikkat edilmesi gereken noktalar ve bu prosedürde açıkça belirtilmesi gereken konular aşağıda yer almaktadır. Ayrıca öneri programı tüm çalışanlara grup toplantıları yoluyla tanıtılmalıdır.

 

a)    Öneri olarak kabul edilen ve edilmeyen konuların sınıflandırılması Öneri olarak kabul edilen ve kabul edilmeyen konuların belirlenmesi gerekmektedir. Öneri olarak kabul edilen konular kalite iyileştirme, verimliliği artırma, maliyet azaltma, çalışma ortamının iyileştirilmesi, müşteri memnuniyetini artırma, iş sağlığı ve iş güvenliği konuları olabilmektedir. Öneri olarak kabul edilmeyen konulara örnek olarak ise; işe alma işten çıkarma, ücretleme, şikayetler, sendikal konular, kişisel sorunlar, daha önceden verilen benzer öneriler, hale yürümekte olan projeler verilebilir.

b) Önerilerin toplama şekli ve toplama zamanının belirlenmesi

Öneriler bir öneri formu yardımıyla toplanabilir. Öneri formu üzerinde, öneriyi kimin yaptığı, öneri tarihi, konusu, önerinin hangi bölümle/süreçle ilgili olduğu yer almalıdır. Öneri formları çalışanların kolay ulaşabileceği şekilde öneri kutuları yardımıyla ya da bu sistemi yürüten kişi ya da bölüme gönderilen e-mail ya da kağıt formatında toplanabilir. Önerilerin toplanıp değerlendirmeye alınma zamanı da belirlenmelidir. Bu süre haftalık ya da aylık bazda olmaktadır.

c) Öneri sistemini yürütmekte sorumlu kişi yada kişilerin belirlenmesi

Öneri sistemini yürütmekte sorumlu kişi kalite bölümünden, personel bölümünden ya da insan kaynakları bölümünden bir uzman olabilir. Bu uzman belirlenen periyotlarda önerileri toplamalıdır.

d) Ön değerlendirme ve ilk değerlendirmenin nasıl ve kimler tarafından yapılacağının belirlenmesi

Toplanan öneriler öneri sistemini yürütmekten sorumlu kişi tarafından incelenir ve belirlenen kriterlere göre öneri niteliği taşımayan öneriler elenir. Öneri niteliği taşıyan öneriler ise ilk değerlendirme için bölüm yöneticilerine ya da uzman kişilere gönderilir. İnceleme sonucu olumlu olması durumunda bir sonraki değerlendirmenin yapılması için öneri komitesine iletilir. Olumsuz bulunan öneriler ise gerekçesi belirtilerek öneriyi sunan çalışanlara iletilir.

e) Sonraki değerlendirme aşamalarının belirlenmesi

Toplanan önerilerle ilgili ön eleme yapıldıktan sonra sonraki değerleme aşamalarının yapılması amacıyla bir öneri komitesi oluşturulmalıdır. Öneri komitesi patron, genel müdür ya da genel müdür yardımcılarından birinin başkanlığında bölüm yöneticilerinden oluşabilir. Bu komite gerekli değerlendirmeyi yapmalı; olumlu ya da olumsuz bulunan önerileri belirlemeli; olumlu bulunanları uygulamaya koymalıdır.

f) Ödüllendirmenin nasıl yapılacağının belirlenmesi

Uygulanabilir bulunan ve uygulama neticesinde şirkete yarar sağlayan öneriler; işletmeye sağladıkları katkıyla doğru orantılı olarak ödüllendirilmelidir. Önerilere verilecek ödül miktarları ve hesaplama şekilleri bir standarda bağlanmalıdır. Ayrıca çalışanları öneri vermeye teşvik amacıyla, kabul edilmeyen öneriler içinde küçük ödüllendirmeler yapılmalı ya da sunulan her öneri başına puanlandırma yapılarak toplanan puanlara eşdeğer farklı armağanlar verilmelidir. Öneri sistemi oluştururken istenen davranışları pekiştiren ödüller seçilmelidir. Ödül sisteminin özellikleri tüm çalışanların anlayabileceği şekilde net ve açık olmalıdır. Konulan hedefler de net ve açık olmalı, tüm çalışanların ulaşabileceği şekilde ayarlanmalıdır. Takım çalışmasını artırmak amacıyla da çalışanların takım halinde öneri vermeye teşvik edilmesi amaçlanmalı, bu sebeple takım çalışmasına yönelik ödül miktarları daha fazla olmalıdır.

g) Öneri değerleme sonuçlarının açıklanması

Olumlu değerlendirilen öneriler tüm çalışanların görebileceği yerlerde yer alan şirket panolarında açıklanmalı; öneri haftaları ya da öneri ayları düzenlenmelidir. Çalışanlara verilen armağanlar ya da ödüllendirmeler küçük seremoniler halinde verilmelidir. Olumsuz değerlendirilen önerilerde nedenleri ile öneriyi sunan çalışanlara geri dönüş yapılmalıdır.

 

Toplanan önerilerle ilgili aylık ya da haftalık bazda toplanan öneri sayısı, öneri verenlerin cinsiyetine göre, bölümlere göre dağılımı ile kişi başına düşen öneri sayısı ve kişi başına düşen öneri sayısındaki ortalama (toplam öneri sayısı/toplam personel sayısı) vb unsurlar incelenmeli, ödül sisteminin istenilen sonuçları verme durumu kontrol edilmeli, programın güncelliği korunmalıdır.

 

Ebru ŞİMŞEK

İnsan Kaynakları Uzmanı

Yazarın bu makalesi daha önce Madencilik Türkiye Dergisi’nin 1 Eylül 2012 tarihli 25. sayısında yayınlanmıştır.

Paylaş