ORYANTASYON

Oryantasyon, kuruma yeni katılan personele işe alım sürecinin bir parçası olarak, kuruma katıldığı ilk günlerde verilen eğitimdir. Personelin şirkete ve görevlerine daha çabuk adaptasyonunu sağlamak; işletmeyi, çalışanları, icra edeceği işi tanıtmak; personelin verimliliğini artırmak için önemli bir fonksiyondur. Bu eğitim bir program dahilinde çalışana aktarılmaktadır. Oryantasyon programında kurum kültürünün işletmeye yeni katılan kişilere benimsetilmesi, iş tatmininin ve performansının artırılması amaçlanmaktadır.

Bu sebeple Üst Kademe, Orta Kademe ve Alt Kademe Yöneticiler ile toplantılar yapılarak etkin bir oryantasyon programı hazırlanmalı, kurum çalışanlarına bu programın içerik ve önemi aktarılmalıdır.

Oryantasyon sürecinde belirlenmesi ve netleşmesi gereken konular aşağıda belirtilmiştir.

a. Oryantasyonda kullanılacak yöntem ve araçların belirlenmesi
Oryantasyon programında kullanılacak yöntem ve araçlar; programı alacak personel sayısına, programın içeriğine, kurumun yapısına, görev yapılacak bölüme göre değişkenlik göstermektedir. Bunlar işletmeyi tanıtıcı yayınlar, açıklamalar, işletme içi geziler ve görsel teknikler olabilir. İşletmeyi tanıtıcı yayınlar olarak yıllık faaliyet raporları, broşürler, el kitapları kullanılır. En çok kullanılan araç oryantasyon el kitabıdır. Oryantasyon El Kitabı içerisinde hoş geldin mesajı, kurumun tarihçesi, genel personel profili, kullanılan/kullanılacak olan yönetmelikler, organizasyonel yapı, genel kurallar, krokiler ve sosyal haklar yer almalıdır. İşletmeyi tanıtıcı bilgiler yeni personele görsel teknikler kullanılarak da verilir. Ayrıca yeni personel işletme içerisinde belirlenecek bir kişinin ya da insan kaynakları yetkilisinin rehberliğinde gezdirilerek işletmeyi tanıması amaçlanır. Firmanın katalogları da kendisine verilir.

b. Oryantasyon sürecinde sorumluların belirlenmesi
Oryantasyonu yürütecek sorumlu kişi ya da kişiler belirlenmelidir. Oryantasyon içindeki hususların yürütülmesi, programın hazırlanması ve revize edilmesinden İnsan Kaynakları Departmanı ya da personel bölümü sorumludur.

Oryantasyon sürecinde yeni personelin karşılanması, işletme ile ilgili genel bilgi verilmesi,  eğitim programının oluşturulması, departman yöneticisinin çalışacağı bölümün işlevlerinin aktarılması, iş arkadaşları ile tanıştırılması ve oryantasyon el kitabının verilmesi İnsan Kaynakları Bölümü tarafından yapılır. Personele ulaşım, avans gibi bilgilerin verilmesi, kurumdaki çalışma koşullarının bildirilmesi ise Personel Bölümü tarafından gerçekleştirilebilir.

c. Oryantasyonun gerçekleştirileceği mekanın belirlenmesi
Oryantasyon programında teorik ya da uygulama gerektirmeyen eğitimler ve görsellik gerektiren eğitimler firma toplantı salonlarında gerçekleştirilebilir.

d. Oryantasyonda kullanılan araç gereçlerin belirlenmesi
Oryantasyon eğitiminde teorik bilgi gerektiren ya da uygulama gerektirmeyen aktarımlar için projeksiyon, yazılı doküman ve benzeri materyaller; uygulamalı olarak gerçekleştirilecek oryantasyon eğitimleri için de uygulamanın yapılacağı makine/teçhizat kullanılabilir.

e. Oryantasyon programının oluşturulması
Oryantasyon programı aşağıdaki aşamalardan oluşmalıdır.
•    Yeni personelin karşılanmasına dair gerekli hazırlıkların yapılması (iş ortamının düzenlenmesi; gerekli araç, gereç ve malzemelerin hazırlanması; kurum çalışanlarına yeni gelen personelle ilgili hoş geldin yazısı gönderilmesi vb.)
•    Yeni personelin karşılanması, hoş geldin toplantısı yapılması
•    İşletmenin genel tanıtımının yapılması, şirket ile ilgili bilgiler verilmesi (firmanın misyon ve vizyonu, politikaları, faaliyet alanı, üretmiş olduğu mal ve hizmetler, organizasyon yapısı, firmada yer alan birimlerin amaç ve işlevleri)
•    Departman işlevlerinin aktarılması
•    İşletme içi kurallar ve prosedürler hakkında bilgi verilmesi (şirket içinde uyması gereken kurallar; işe geliş gidiş saatleri, izin hakları ve izin alma durumu, firmada işleyen yönetmelik ve prosedürler ile işleyişleri)
•    Kurumla ilgili broşür, tanıtıcı yazılar, faaliyet raporu, kurum dergisi, oryantasyon el kitabı yada benzeri broşür ya da materyallerin kendisine verilmesi
•    Yeni personelin çalışacağı işyerinin fiziki olarak kendisine tanıtılması ve personelin yöneticisi ve çalışma arkadaşları ile tanıştırılması
•    Yöneticisinin görevlendirdiği ya da kendi bölümünden gönüllülük esasına göre yönlendirilen bir personel ile yemeğe gitmesinin sağlanması (daha sonrasında bu personel belli bir süre daha yeni personele eşlik edebilir)
•    İş tanımı ile ilgili bilgilendirilmesi, iş tanımının imza karşılığında kendisine verilmesi

f. Oryantasyon programının kontrol edilmesi-etkinliğinin ölçülmesi
Oryantasyon programının etkinliği ve bu süreçte verilmesi gereken oryantasyon bilgileri İnsan Kaynakları Bölümü tarafından kontrol edilir. Programa katılanlara oryantasyon eğitim değerleme formu doldurtturulur. Formda yer alan bilgiler ışığında ve gelen geri bildirimler üzerine program gözden geçirilir ve ihtiyaçlar doğrultusunda gerekli revizyonlar yapılır. Ayrıca oryantasyon programın da personel soru sormaya teşvik edilmelidir.

Yazarın bu makalesi daha önce Madencilik Türkiye Dergisi’nin 15 Ekim 2012 tarihli 26. sayısında yayınlanmıştır.

 

Paylaş